Nel rispetto dell’articolo 13 del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”), Ipack Ima S.r.l. (“Ipack Ima”) e BolognaFiere S.p.A. (“BolognaFiere”), in qualità di contitolari del trattamento (“Contitolari”) intendono fornirLe alcune informazioni in ordine al trattamento dei dati personali a Lei riferiti, quale partecipante, a vario titolo, alla manifestazione a cui Lei ha preso parte (la “Manifestazione”) raccolti dai Contitolari e trattati nel rispetto della normativa applicabile, ivi incluso il GDPR, nonché degli ulteriori provvedimenti applicabili in materia di protezione dei dati personali, secondo le modalità e per le finalità di seguito descritte nella presente informativa (l’“Informativa”).
Per tutto quanto non previsto dalla presente Informativa, si rimanda alle informazioni fornite dai Contitolari agli interessati (es., visitatori, espositori) nell’ambito della registrazione alla Manifestazione e/o della presentazione della domanda di ammissione alla Manifestazione.
1. Dati di contatto dei Contitolari e del DPO di BolognaFiere
I Contitolari del trattamento dei dati personali sono Ipack Ima S.r.l., con sede legale e operativa in S.S. del Sempione 28, 2019 Rho (Milano), indirizzo e-mail privacy@ipackima.it e BolognaFiere S.p.A. con sede legale in Viale della Fiera, 20 – 40127 Bologna, indirizzo e-mail privacy@bolognafiere.it. BolognaFiere S.p.A. ha nominato un Data Protection Officer che può essere contattato all’indirizzo di posta elettronica privacy@bolognafiere.it.
2.. Tipologie di dati personali
I Contitolari trattano principalmente i Suoi dati personali (in particolare, le riproduzioni fotografiche e le registrazioni video della Sua immagine) raccolti presso gli stand o nell’ambito della Manifestazione.
Il trattamento di dati personali relativi all’immagine degli interessati, ivi inclusa la loro raccolta e successiva pubblicazione, verrà effettuato dai Contitolari nel rispetto del prinicipio di minimizzazione evitando il più possibile di effettuare fotografie e di ritrarre i soggetti con modalità che li rendano identificabili, ad esempio predilgendo fotografie e video del contesto della Manifestazione e da lontano.
In ogni caso, i Contitolari impiegheranno ogni ragionevole sforzo per individuare le aree soggette a riprese fotografiche e informare gli interessati attraverso l’affissione di appositi cartelli/informative.
3. Finalità e base giuridica del trattamento
I dati personali raccolti a mezzo macchine fotografiche, di video ripresa o registrazione audiovisiva e sono trattati per finalità divulgative, promozionali e commerciali della Manifestazione, per documentare la Manifestazione organizzata dai Contitolari nonché per promuovere gli allestimenti e le modalità di organizzazione della Manifestazione stessa. Il trattamento dei dati include la raccolta, la riproduzione, la pubblicazione e la diffusione delle riproduzioni fotografiche e delle registrazioni video dell’immagine dell’intressato.
I Contitolari trattano i dati personali, ove applicabile sulla base dell’esecuzione del contratto di cui l’interessato è parte, ad esempio per gli espositori ai sensi di quanto previsto nell’ambito del rapporto contrattuale con lo stesso, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. b) del GDPR nonché, ove necessario, per il perseguimento di un legittimo interesse dei Contitolari ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f) del GDPR.
4. Modalità del trattamento
Il trattamento dei dati personali è effettuato per la finalità di cui sopra, in conformità a quanto stabilito all’art. 5 del GDPR, sia su supporto cartaceo che informatico, nonché per mezzo di strumenti elettronici o comunque automatizzati.
Il trattamento è svolto direttamente dai Contitolari, dai loro dipendenti e collaboratori, i quali sono stati autorizzati a compiere le operazioni di trattamento dei dati personali connesse al rapporto contrattuale e sono stati istruiti in tal senso, nonché dalle società del Gruppo Fiera Milano e società di servizi operanti quali responsabili del trattamento per conto dei Contitolari (per il dettaglio, vedasi sezione 7).
5. Natura del conferimento dei dati e conseguenze del rifiuto
Il conferimento dei dati personali identificativi è facoltativo ma l'eventuale rifiuto comporta l’impossibilità del trattamento delle immagini e/o delle delle registrazioni video del soggetto interessato per le finalità sopra indicate.
6. Periodo di conservazione dei dati personali
I dati raccolti e conferiti saranno conservati nelle banche dati dei Contitolari per il solo tempo strettamente necessario al conseguimento delle finalità per cui sono trattati (e.g. durata dellla Manifestazione e delle attività promozionali della stessa) o comunque fino all’esericizio del diritto di opposizione dell’interessato, fatta comunque salva la liceità del trattamento effettuato prima di detta revoca. In tale ultima ipotesi, ove possibile, i dati saranno cancellati.
7. Destinatari dei dati personali
Nell’ambito delle finalità indicate al paragrafo 3, i Suoi dati personali potranno essere comunicati alle seguenti categorie di destinatari. L’elenco completo di tali soggetti o categorie di soggetti è disponibile presso la sede dei Contitolari:
- responsabili del trattamento, ex art. 28 del GDPR, di volta in volta nominati;
- professionisti, partner, agenzie pubblicitarie,
- società di gestione tecnica delle reti e dei sistemi informatici;
- enti pubblici;
- giudici e tribunali, in ragione di qualsiasi richiesta o nell’ambito di un processo;
- autorità pubbliche autorizzate dalla legge, in caso di verifiche, accertamenti e/o ispezioni.
8. Diffusione dei dati
Nei limiti pertinenti alle finalità di trattamento indicate, i dati personali (immagini e riprese audiovisive) potranno essere oggetto di comunicazione, pubblicazione e/o diffusione in qualsiasi forma sul materiale promozionale dei Contitolari, sul sito internet di ciascun Contitolare e sulle pagine dei relativi canali social (i.e. Facebook, Youtube, Instagram, X, LinkedIn e TikTok), nell’ambito di successive edizioni della Manifestazione, su carta stampata e/o su qualsiasi altro mezzo di diffusione.
I Contitolari non trasferiranno i dati al di fuori dello Spazio Economico Europeo (in seguito “SEE”).
Tuttavia, come anticipato, i Contitolari potranno pubblicare i dati sui seguenti social network: Facebook, Youtube, Instagram, X, LinkedIn e TikTok. In tal caso, tali social network potranno trasferire tali dati in paesi situati al di fuori del SEE, a loro volta, ciascuano in qualità di titolare del trattamento, ai sensi dell’art. 4, n. 7, GDPR.
Pertanto, si suggerisce di prendere visione delle informative privacy dei suddetti social network. In particolare:
- Facebook: https://it-it.facebook.com/privacy/policy;
- Youtube: https://www.youtube.com/howyoutubeworks/our-commitments/protecting-user-data/#:~:text=Does%20YouTube%20sell%20viewer%20data,serving%20relevant%20ads%20for%20you;
- Instagram: Normativa sui dati | Centro assistenza di Instagram
- X: X Privacy Policy
- LinkedIn: Informativa sulla privacy di LinkedIn
- TikTok: Politica in materia di protezione dei dati | TikTok
9. Diritti dell’interessato
Lei ha il diritto di esercitare in ogni momento i diritti riconosciuti dagli artt. 15-21 GDPR, come di seguito brevemente riepilogati:
- Diritto di accesso: potrà richiedere informazioni in merito ai trattamenti che operiamo sui tuoi dati o la conferma che il Titolare (o i Contitolari) tratta i suoi dati personali. In tal caso, potrà richiederci di fornire copia dei suoi dati e di verificare quali dati sono in nostro possesso.
- Diritto di rettifica: ha il diritto di richiederci la rettifica dei suoi dati personali nel caso in cui non siano corretti, incluso il diritto di richiedere l’integrazione dei dati personali non completi.
- Diritto alla cancellazione: ha il diritto di richiederci di cancellare i dati (o parte di essi) che ci ha fornito, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione alle finalità per le quali i dati sono stati raccolti o altrimenti trattati.
- Diritto di limitazione al trattamento: potrà richiederci di limitare il trattamento dei suoi dati personali qualora ricorrano le ipotesi di legge.
- Diritto di opposizione: potrà opporsi al trattamento dei suoi dati personali, fatta salva l'esistenza di un prevalente motivo legittimo alla prosecuzione di tale trattamento.
- Diritto alla portabilità: potrà ottenere dal Titolare (o dai Contitolari), in formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, i dati personali che ci ha comunicato, allo scopo di trasmetterli a un altro soggetto. Tale diritto è applicabile nelle ipotesi in cui il Titolare (o i Contitolari) effettui il trattamento di tali dati attraverso strumenti automatizzati, sulla base del consenso o per finalità di fornitura di servizi.
- Revoca del consenso: qualora il trattamento si basi sul consenso, potrà revocarlo in ogni momento, fatta comunque salva la liceità del trattamento effettuato prima di detta revoca.
- Diritto di proporre reclamo all’Autorità di Controllo: fatto salvo ogni altro ricorso amministrativo o giurisdizionale, ha il diritto di proporre reclamo all’Autorità di Controllo competente ove ritenga che i trattamenti operati violino la vigente normativa in materia di protezione dei dati personali.
Eventuali richieste avanzate, per l’esercizio dei Suoi diritti, potranno essere inoltrate ai Contitolari scrivendo all’indirizzo e-mail indicato al paragrafo 1 della presente Informativa.